Échange électronique de données pour fournisseurs de prestations

Voici les conditions permettant la transmission de vos factures par EDI:

• Vous disposez d’un numéro GLN valable et actif. Il constitue votre adresse pour les données électroniques. Si vous ne possédez pas encore de GLN, vous pouvez en obtenir un directement auprès de la fondation Refdata.
• Vous disposez d’un numéro valable et actif au registre des codes créanciers de Sasis. Le numéro RCC est parfois obligatoire pour la norme technique et nécessaire pour le traitement dans notre système.
• Vous utilisez un logiciel pour cabinet médical permettant l’établissement d’une facture électronique selon la directive de schéma technique du Forum Datenaustausch, ou vous collaborez avec un prestataire tiers qui prend cela en charge pour vous.
• Vous collaborez avec un intermédiaire qui est connecté à l’environnement système de Swica et nous transmet les factures.

Outre les exigences techniques, l’établissement de factures électroniques impose également certaines conditions relevant de l’organisation:

• Afin de pouvoir établir la norme technique et traiter automatiquement la facture, un état tarifaire contractuel doit être convenu entre SWICA et vous.
• L’examen de la carte d’assuré pour identifier les patientes et patients et transmettre les numéros d’identification qu’elle contient est souhaité afin de garantir que seules des factures de personnes assurées SWICA nous parviennent.

• Actuellement, SWICA accepte les factures électroniques selon le standard «generalInvoiceRequest450» ou une norme supérieure du Forum Datenaustausch.
• Concernant le moyen de paiement, seule la sélection «esrQR» peut être transmise, car les banques ne peuvent plus traiter les paiements selon l’ancienne norme BVR.
• Veuillez transmettre les éventuels documents à envoyer sous forme de fichiers encodés au format Base64 de type «application/pdf» (et non sous forme d’URL).
• Merci de confirmer la validité du schéma des factures XML créées avant de les transférer, car les factures dont le schéma n’est pas valide ne peuvent être traitées à la réception de courrier numérique.

Nous avons pu vous convaincre de passer à la facture électronique? Dans ce cas, nous vous aiderons volontiers pour les étapes suivantes.

• Assurez-vous que toutes les conditions sont bien remplies.
• Établissez des factures électroniques tests avec votre partenaire pour les logiciels et transmettez-les à SWICA en mode Test.
• Indiquez vos coordonnées dans le formulaire et nous vous contacterons par la suite.

Afin d’éviter des questions et des versements erronés, il est important de facturer les prestations au tarif et au chiffre tarifaire corrects. La combinaison du tarif et du chiffre tarifaire permet d’identifier la prestation. Il n’est toutefois pas toujours aisé de déterminer le tarif et le chiffre tarifaire adaptés, surtout pour les médicaments, les consommables et les moyens auxiliaires, ainsi que les prestations non obligatoires. Une vue d’ensemble des tarifs applicables dans le système de santé suisse est disponible sur le site Internet du Forum Datenaustausch.

Veuillez noter que les tarifs ne s’appliquent parfois que pour certaines lois et que des tarifs différents doivent alors être utilisés pour les mêmes prestations, en fonction de la loi. Idéalement, les médicaments et les dispositifs médicaux sont enregistrés auprès de Refdata et de HCI Solutions, et peuvent ainsi être facturés avec le code GTIN (tarif 402) ou le pharmacode (tarif 400). Ces deux numéros d’identification permettent de reconnaître l’article avec certitude au sein du système de santé suisse.

Pour les articles non enregistrés ou les prestations non obligatoires, il existe des tarifs particuliers avec des chiffres tarifaires pour les autres prestations:

• 406: autres prestations non définies dans des tarifs officiels – médecin LAMal/LCA)
• 407: autres prestations non définies dans des tarifs officiels (paramédecine LAMal/LCA)
• 408: Si le médicament importé provient d’Allemagne ou d’Autriche ou s’il n’a pas de GTIN, mais qu’il dispose d’un PZN (Pharmazentralnummer, en français «numéro pharmaceutique central»), le type tarifaire 408, code tarifaire PNZ, peut être utilisé pour la facturation. La saisie du chiffre de référence (GTIN du médicament figurant dans la LS suisse) est également obligatoire.
• 940: tarif hospitalier pour les autres prestations ambulatoires

Ces tarifs ne peuvent être utilisés que si l’application des «tarifs officiels» est impossible!

Si la recherche de prestation adaptée dans le système de tarifs est infructueuse, les informations de votre association peuvent éventuellement vous aider. Certaines associations proposent sur leur site Internet des informations sur les tarifs et la facturation. Et certaines offrent même des conseils téléphoniques.