Scambio elettronico di dati per fornitori di prestazioni

Ecco le condizioni per poter inviare le vostre fatture tramite EDI:

• Disporre di un GLN valido e attivo. Questo numero rappresenta il vostro indirizzo nella data room elettronica. Se non avete ancora un GLN, potete richiederlo direttamente alla fondazione Refdata (in Tedesco).
• Disporre di una registrazione valida e attiva nel Registro dei codici creditori di Sasis. Il numero RCC è obbligatorio in alcuni casi per rispettare lo standard tecnico ed è necessario per l’elaborazione nel nostro sistema.
• Utilizzare un software gestionale in grado di creare una fattura elettronica secondo lo schema tecnico stabilito dall’apposito forum dedicato allo scambio di dati (forum «Datenaustausch», in Tedesco). Oppure collaborare con un fornitore terzo che si occupa di questo adempimento per voi.
• Collaborare con un intermediario collegato al sistema SWICA che ci trasmette le fatture.

Oltre a quelli tecnici, ci sono anche alcuni requisiti organizzativi rilevanti per la fatturazione elettronica:

• Per permettere l’instaurazione dello standard tecnico e l’elaborazione automatica delle fatture deve essere stato firmato un contratto di regolamentazione delle tariffe tra il singolo fornitore di prestazioni e SWICA.
• È auspicabile la verifica della tessera d’assicurato ai fini dell’identificazione della/del paziente e della trasmissione dei numeri d’identificazione ivi riportati. In questo modo si garantisce che ci vengano recapitate soltanto le fatture di persone assicurate con SWICA.

• Attualmente SWICA accetta fatture elettroniche formattate secondo lo standard «generalInvoiceRequest450» o versione successiva del forum Datenaustausch.
• Come mezzo di pagamento può essere trasmessa esclusivamente l’opzione «esrQR», poiché le banche non possono più elaborare i pagamenti secondo i vecchi standard ESR.
• Se devono essere allegati dei documenti, si prega di trasmetterli come file «base64-encoded» del tipo «application/pdf» (non come URL).
• Si prega di convalidare la correttezza dello schema delle fatture XML create prima della trasmissione, poiché le fatture non strutturate secondo uno schema valido non possono essere elaborate con la posta in arrivo digitale.

Se abbiamo saputo convincervi a passare alla fatturazione elettronica, saremo felici di assistervi con la procedura.

• Assicuratevi che siano soddisfatte tutte le condizioni per il passaggio a questa nuova modalità di elaborazione.
• Create alcune fatture elettroniche di prova con i vostri software partner e trasmettetele a SWICA in modalità test.
• Compilate il modulo di contatto e vi risponderemo.

Per evitare richieste di chiarimenti e pagamenti errati, è importante che le prestazioni vengano fatturate con la tariffa e la posizione tariffale corrette. La combinazione di tariffa e posizione tariffale permette di identificare la prestazione. Tuttavia, non è sempre facile determinare quelle giuste, soprattutto per i medicamenti, i materiali di consumo e i mezzi ausiliari, come pure per le prestazioni non obbligatorie. Il sito Internet del forum Datenaustausch (in Tedesco) offre una panoramica delle tariffe valide nel sistema sanitario svizzero.

Facciamo notare che alcune tariffe valgono solo per determinate leggi e che quindi, a seconda della legge di riferimento, per le stesse prestazioni va utilizzata una tariffa diversa. I medicamenti e i dispositivi medici sono idealmente registrati presso Refdata e HCI Solutions e possono quindi essere fatturati con il codice GTIN (tariffa 402) o il codice farmaceutico (tariffa 400). Questi due numeri di identificazione permettono un riconoscimento univoco dell’articolo nel sistema sanitario svizzero.

Per gli articoli non registrati o le prestazioni non obbligatorie esistono tariffe proprie con posizioni tariffali per le altre prestazioni:

• 406: Altre prestazioni non definite nelle tariffe ufficiali (medico LAMal/LCA)
• 407: Altre prestazioni non definite nelle tariffe ufficiali (prestazioni paramediche LAMal/LCA)
• 408: Se il medicamento di importazione proviene da Germania o Austria o non è provvisto di un GTIN bensì di un codice PZN (identificativo dei prodotti farmaceutici e sanitari), il tipo di tariffa 408, codice tariffario PZN, può essere utilizzato come alternativa per la fatturazione. L’inserimento del codice di riferimento (GTIN del medicamento dell’ES omologato in Svizzera) è inoltre obbligatorio
• 940: Tariffa ospedaliera per prestazioni restanti

Queste tariffe possono essere applicate solo se non è possibile una classificazione secondo le «tariffe ufficiali»!

Se non si trova una prestazione adeguata nel sistema tariffale, è possibile che la vostra associazione sia in grado di assistervi. Alcune associazioni hanno infatti pubblicato sui loro siti internet informazioni sulle tariffe e sulle modalità di conteggio od offrono anche consulenza telefonica.